Вписването се осъществява по правилата на Правилник за вписванията:
Чл. 3. (1) Подлежат на вписване само актове, които са извършени по нотариален ред или са с нотариално заверен подпис.
(2) Това не се отнася за вписването на актове, издадени от надлежните държавни органи.
ОБЩИ УКАЗАНИЯ ПРИ ВПИСВАНЕ
1. За вписване и отбелязване на актове и заличаване на вписвания се подава на гише регистратура на Агенция по вписванията писмена молба от заинтересовано лице - страна по акта, пълномощник, наследник /чл.571 и чл.531 от ГПК/.
Молбата се подава в един или повече еднообразни екземпляра и съдържа:
а) името/наименованието и адреса на молителя, на неговия законен представител или пълномощник, ако има такъв, както и единния граждански номер на молителя. Когато молбата по вписване се подава от нотариус, се посочват името на нотариуса, районът на действие, номерът, под който е вписат в регистъра на нотариалната камара, както и телефонът или електронният му адрес.
б) видът на акта, чието вписване се иска, както и датата на неговото сключване, съответно датата на издаването му;
в) други обстоятелства като поредност на вписване на актове;
г) изброяване на приложените документи;
д) подпис на молителя.
Към молбата за вписване се прилагат:
а) представеният за вписване акт в посочения минимален брой екземпляри;
б) документи предвидени в закон;
в) пълномощно, когато молбата се подава от пълномощник;
г) документ за внесена държавна такса за вписване;
2. Когато молбата се подава чрез пълномощник, към нея се прилага оригинал на пълномощно: с нотариално заверен подпис на упълномощителя или адвокатско такова. Упълномощаването следва да е изрично, за конкретно действие /акт/. Адвокатските сътрудници не могат да бъдат пълномощници на адвокатите в производство по вписване (чл. 21 от Закона за адвокатурата)
3. Към молбата за вписване, подадена от наследник, се прилага удостоверение за наследници в оригинал.
4. Подлежащите на вписване, отбелязване и заличаване актове са нормативно установени.
5. Подлежащите на вписване актове /без обезпечителните заповеди/ се представят в поне три екземпляра - оригинал и нотариално заверени преписи, или три таквиа преписа- един акт за книгата, един за нотариалното дело и един за страната. Представянето на повече от посочения минимум екземпляри от акта не увеличава таксата за вписване.
6. При вписване на брачни договори, продажба на наследство, актове за делба, за спогодба, за замяна на недвижими имоти, находящи се в различни съдебни райони, прехвърляне на търговско предприятие и на актове, с които се извършва непарична вноска на такива имоти, се представят най-малко по два броя преписи от всеки от районите, като се прилагат и нужните разноски.
7. Всички документи, удостоверяващи наличието на специални изисквания на закона: удостоверения за данъчна оценка, кадастрални скици и кадастрални схеми, придружителни писма, удостоверения за наследници, за идентичност на имена и т.н. се представят в оригинал или нотариално заверен препис и остават към образуваното нотариално дело. Удостоверенията за данъчни оценки важат до 30 юни или за календарната година /при платени за цялата година данъци/, а кадастралните скици в рамките на 6 месеца от издаването, освен ако няма промяна в правото на собственост.
8. Когато недвижимият имот се намира в район с одобрена кадастрална карта, описанията се извършват съобразно данните по чл.60, т. 1-7 от Закона за кадастъра и имотния регистър. В тези случаи към акта се прилага скица-копие от кадастралната карта. Скица-копие от кадастралната карта не се прилага по вписвания, отбелязвания и заличавания по чл. 11, чл. 17, чл. 18, чл. 19, чл. 22, чл. 22а, ал. 1 и 3, чл. 23, чл. 24, чл. 25, чл. 26, чл. 31 от Правилника за вписванията.
Списъкът на районите с одобрена кадастрална карта е публикуван на официалния сайт на Агенция по геодезия, картография и кадастър.
9. Към всяка преписка се прилага документ за платена държавна такса за вписване-преводно нареждане по банков път, документ за интернет банкиране, заверен от страна, или разпечатка от плащане чрез ПОС-терминал на Агенция по вписванията.
10. Минималната такса за вписване е 10 лева.
11. Вписаните актове се получават в деловодството на Агенция по вписванията.
12. Представяните за вписване, отбелязване и заличаване съдебни актове се окомплектоват съобразно издадените от председателя на Софийски районен съд заповеди.
13. При вписване или отбелясване на съдебни решения се представят всички постановени решения от съдебните инстанции. В молбата задължително се сочи сигнатурата на вписването на исковата молба - номер на акта, том, номер от входящия регистър и година.
14. Съдебните решения се отбелязват по вписани искови молби в рамките на 6 месеца от датата на влизането им в сила /чл. 115, ал. 2 от Закона за собствеността/. След изтичане на този срок се прави вписване с прилагане на актуална данъчна оценка, без посочени в нея налични данъчни задължения.
15. На заличаване подлежат само вписани: искови молби /с определение за прекратяване или съдебен акт, разпореждащ заличаване/, ипотеки и възбрани. В молбата задължително се посочва сигнатурата на вписване /№ на акта, том, № от вх. регистър, книга, година/ на акта, чието заличаване се иска.
16. Преценката и разпореждането за вписване, респ. отказ от такова, се извършва, след като молбата бъде записана във входящия регистър от съдията по вписванията в закрито заседание.
17. В срок до 3 дни от постъпването на молбата третият и следващите екземпляри от вписания акт с нанесени върху тях данните по извършеното вписване се връщат на правоимащия.
18. Постанените откази се съобщават по реда на Гражданския процесуален кодекс /ГПК/.
19. Екземпляр от акта, чието вписване е отказано, се получава от молителя след изтичане на срока за обжалване.
20. Преписи от вписани актове се издават само на страни по тях, респективно на техните наследници или пълномощници /чл. 51 от Правилника за вписванията/. Удостоверението за наследници, нотариално завереното изрично пълномощно или адвокатско пълномощно остават към молбата. В пълномощните следва да бъде посочена сигнатурата на акта, чийто препис се иска.
21. Справки и удостоверения за извършени вписвания се издават на всяко лице след заплащане на съответната държавна такса и запис в предвидения за тази цел регистър.
22. Молбите за издаване на заверени преписи се приемат в деловодство „Архив” на Службата по вписванията при Агенцията по вписванията, като самоличността на молителя се удостоверява пред служител, след което се докладват, разглеждат и разпореждат за издаване от дежурния съдия. Заверения препис се получава от молителя на следващия работен ден.
Таксите, внесени по молби за вписване, отбелязване и заличаване, по които са постановени откази, или по преписки, които са оставени „без движение”, не подлежат на връщане или възстановяване.
Когато недвижимият имот се намира в район с одобрена кадастрална карта, описанията в подлежащите на вписване актове се извършват съобразно данните по чл. 60, т. 1-7 от Закона за кадастъра и имотния регистър. В тези случаи към акта се прилага скица-копие от кадастралната карта. Скица-копие от кадастралната карта не се прилага при вписвания, отбелязвания и заличавания по чл.11, чл. 17, чл. 18, чл. 19, чл. 22, чл. 22а, ал. 1 и 3, чл. 23, чл. 24, чл. 25, чл. 26 и чл. 31 от Правилника за вписванията, но имотът се индивидуализира с данните по чл. 60 т. 1-7 от ЗКИР. Ако актът е издаден преди обнародване на кадастралната карта за съответния район, данните по чл. 60 т.1-7 се сочат в молбата за вписване.